Jak przetwarzamy Twoje dane?

W przypadku zawarcia z naszą firmą umowy kompleksowej będziemy przetwarzać dane osobowe w celu jej realizacji lub podjęcia działań na Państwa żądanie przed jej zawarciem (np. odpowiedzi na zadane pytanie, czy przygotowania oferty). Podstawę prawną stanowi w takiej sytuacji art. 6 ust. 1 lit. B RODO i dane przetwarzane są do czasu zrealizowania postanowień umownych oraz w celach wskazanych poniżej. Podanie danych jest w takim przypadku dobrowolne, jednak niezbędne do zawarcia i realizacji umowy.

Oprócz wykonania umowy możemy przetwarzać dane w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów oraz wymagań prawnych.

Prawnie uzasadnione interesy:

• dochodzenie, ustalenie lub obrona przed roszczeniami wynikającymi z realizacji umowy kompleksowej (do 10 lat od zakończenia trwania umowy lub wystąpienia zdarzenia wymagającego zachowania danych);
• przeprowadzenie czynności audytowych oraz kontrolnych przez uprawnione podmioty (do 5 lat od wystąpienia okoliczności będących przedmiotem kontroli lub audytu);
• dokonywanie prognozowania poboru paliwa gazowego i analiz, koncepcji i strategii na nasze potrzeby oraz zapewnienia właściwego poziomu świadczenia usługi (do czasu wygaśnięcia lub realizacji prawnie uzasadnionego interesu, nie dłużej jednak niż 10 lat od zakończenia trwania umowy lub wystąpienia zdarzenia wymagającego zachowania danych).

Podstawę prawną przetwarzania danych w powyższych celach stanowi art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Realizacja przepisów prawa:

• realizacja innych przepisów prawa (dane przechowywane przez okres wymagania prawnego).

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. C RODO (realizacja obowiązku prawnego spoczywającego na Administratorze).

Przy zawieraniu umowy mogą Państwo dodatkowo wyrazić zgodę na przetwarzanie danych w celach:

• marketingowych, w zakresie produktów i usług własnych (również po zakończeniu trwania umowy);
• marketingowych, w zakresie produktów i usług podmiotów powiązanych kapitałowo z naszą firmą (również po zakończeniu umowy);
• otrzymania informacji handlowych i Cenników Sprzedawcy poprzez e-mail i konto eBOK (również po zakończeniu umowy);
• marketingowych, w zakresie produktów i usług własnych, przy wykorzystaniu SMS i telefonu (również po zakończeniu umowy);
• marketingowych, w zakresie produktów i usługi podmiotów powiązanych kapitałowo z naszą firmą, poprzez e-mail i konto eBOK (również po zakończeniu umowy);
• marketingowych, w zakresie produktów i usług podmiotów powiązanych kapitałowo z naszą firmą, poprzez SMS i telefon (również po zakończeniu umowy);

Każda zgoda wyrażana jest dobrowolnie i nie ma wpływu na zawarcie i realizację umowy. Zgodę mogą Państwo odwołać w dowolnym momencie, kontaktując się z Biurem Obsługi Klienta poprzez:

• formularz kontaktowy tutaj 
• telefonicznie pod numerem: 801 429 429lub + 48 61 829 98 20 (opłata zgodna z cennikiem operatora), 
• kontaktując się z Inspektorem Ochrony Danych lub poprzez elektroniczne Biuro Obsługi Klienta (eBOK).

Komu możemy przekazać dane osobowe?

Pozyskane dane osobowe możemy przekazywać innym podmiotom. W zależności od potrzeby mogą to być:

• nasi podwykonawcy i kontrahenci, w szczególności firmy: prawnicze, informatyczne, doradcze,
• podmiotom z naszej grupy kapitałowej,
• operatorom systemu dystrybucji.

Jeśli są Państwo podwykonawcą lub kontrahentem G.EN. GAZ ENERGIA Sp. z o.o przetwarzamy dane, aby móc zawrzeć i prawidłowo realizować umowę między nami (podstawę prawną stanowi art. 6 ust. 1 lit. B RODO), a także realizować nasze zobowiązania prawne, np. zgłoszenie Państwa do ubezpieczeń społecznych (art. 6 ust. 1 lit. C RODO).

Informacje te są wykorzystywane również do realizacji naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. F RODO), polegającego na ewentualnym ustalaniu, dochodzeniu lub obrony przed roszczeniami (standardowy okres przechowywania danych w tym celu wynosi 3 lata).

Podanie danych jest w takiej sytuacji dobrowolne, jednak niezbędne do zawarcia umowy.

Jak długo będziemy przetwarzać dane?

Okres przechowywania Państwa danych w związku ze współpracą z G.EN. GAZ ENERGIA Sp. z o.o. będzie wynikać z przepisów prawa. Długość tych okresów zależna jest od woli ustawodawcy i może ulec zmianie. Standardowo dane przechowujemy do 6 lat od momenty zrealizowania umowy (w celu zabezpieczenia, ochrony lub dochodzenia roszczeń).

Komu możemy udostępnić dane?

Pozyskane dane osobowe możemy przekazywać naszym podwykonawcom (podmiotom przetwarzającym) np. firmom prowadzącym szkolenia (BHP, szkołom językowym), kancelarii prawnej, firmom wspomagającym nas w zakresie obsługi IT, firmom wspomagającym nas w organizacji wyjazdów służbowych, a także jeżeli będzie tego wymagał zakres Waszych obowiązków naszym kontrahentom, firmie ochroniarskiej (imię nazwisko, numer pojazdu) lub uprawnionym organom państwowym, które zwrócą się do nas o udostępnienie danych.

Dane osobowe przekazane nam w procesie rekrutacji przetwarzamy do celu jej realizacji i w oparciu o następujące podstawy prawne:

• w zakresie danych wskazanych w 22¹ § 1 Kodeksu pracy, G.EN. GAZ ENERGIA
  Sp. z o.o. przetwarza je zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. B RODO – tj. w celu podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą (przeprowadzenia procesu rekrutacji) przed zawarciem umowy. Podanie tych danych konieczne jest do wzięcia udziału w rekrutacji poprzedzającej zawarcie umowy,
• w zakresie danych wykraczających poza zakres wskazany w 22¹ § 1 Kodeksu pracy (np. zdjęcie), przetwarzamy je na podstawie Państwa dobrowolnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. A RODO), która wyrażona zostaje w momencie wysyłania G.EN. GAZ ENERGIA Sp. z o.o swojego zgłoszenia rekrutacyjnego zawierającego w treści te dane. Ich podanie nie ma wpływu na możliwość udziału w rekrutacji,
• w zakresie danych przekazanych w trakcie rekrutacji niezbędnych do ustalenia, dochodzenia i egzekucji roszczeń oraz do obrony przed roszczeniami w postępowaniu przed sądami i innymi organami państwowymi w sprawach związanych z rekrutacją – podstawą prawną przetwarzania danych jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 litera F RODO),
• w przypadku wyboru Państwa osoby na stanowisko będące przedmiotem postępowania rekrutacyjnego, dane osobowe wskazane w dokumentach aplikacyjnych zostaną włączone do akt pracowniczych na zasadach wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów dotyczących zasad prowadzenia dokumentacji pracowniczej a zatem będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. C RODO w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze.

Jak długo będziemy przetwarzać dane?

Dane osobowe pozyskane w procesie rekrutacji będą przetwarzane przez:

• 3 miesiące od zamknięcia procesu rekrutacji na dane stanowisko w przypadku bieżącej rekrutacji,
• w przypadku danych wykraczających poza wskazane w Kodeksie pracy w 22¹ § 1 Kodeksu pracy – do czasu odwołania przez Państwa zgody, a w przypadku braku odwołania zgody – nie dłużej niż przed upływem 3 miesięcy od zamknięcia procesu rekrutacji,
• do czasu realizacji Państwa żądania usunięcia danych osobowych (przed upływem 3 miesięcy od zamknięcia procesu rekrutacji).

Dane osobowe pozyskane w procesach rekrutacyjnych nie są przekazywane innym podmiotom.

W przypadku przekazania nam zgłoszenia wymagającego interwencji pogotowia technicznego będziemy przetwarzać dane osobowe w następujących celach:

• przyjęcia i realizacji zgłoszenia przez jednostki pogotowia technicznego (np. naprawy usterki), czyli wywiązania się z naszych obowiązków umownych (art. 6 ust. 1 lit. B RODO),
• dochodzenia lub obrony roszczeń z tytułu potencjalnych sporów mogących wynikać z realizacji usługi świadczonej przez jednostki pogotowia gazowego (art. 6 ust. 1 lit. F RODO),
• w określonych przypadkach możemy przetwarzać dane w celu ochrony Państwa żywotnych interesów lub innych osób fizycznych (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. D RODO).

Komu możemy udostępnić dane?

Dane osobowe uzyskane podczas przyjęcia zgłoszenia i jego realizacji mogą być udostępniane: naszym podwykonawcom w szczególności firmom: prawniczym, informatycznym, projektowym, wykonawczym oraz innym podmiotom, których udział będzie niezbędny do realizacji któregoś z przedstawionych celów, podmiotom uprawnionym do przetwarzania danych na podstawie przepisów prawa

Jak długo będziemy przechowywać dane?

Dane osobowe pozyskane podczas przyjęcia zgłoszenia usterki będziemy przetwarzać w celu dochodzenia lub obrony roszczeń z tytułu potencjalnych sporów mogących wynikać z realizacji usługi świadczonej przez jednostki pogotowia gazowego (maksymalnie 6 lat) z uwzględnieniem przewidzianych prawem przypadków zawieszenia, wstrzymania oraz przerw w biegu okresu przedawnienia.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, w określonych przypadkach może być jednak niezbędne do realizacji zadań pogotowia technicznego.

Korzystając z formularza kontaktowego możesz przekazać nam dane osobowe, które będziemy przetwarzać zgodnie z celem nawiązania kontaktu – np. udzielenia odpowiedzi na zadane pytanie czy przesłania oferty.

Dane przetwarzamy w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. F) RODO, którym jest prowadzenie korespondencji.

Komu możemy przekazać dane osobowe?

Na większość zgłoszeń i zapytań składanych przy pomocy formularza kontaktowego jesteśmy w stanie odpowiedzieć bez potrzeby przekazywania danych innym podmiotom. Może się jednak zdarzyć, że udostępnienie danych będzie konieczne – w takim wypadku dane mogą otrzymać: urzędy, nasi zaufani podwykonawcy, w szczególności firmy: prawnicze, IT, projektowe i wykonawcze oraz inne podmioty powiązane kapitałowo z naszą firmą.

W każdym przypadku dane osobowe przetwarzane są tylko na terenie Unii Europejskiej (EOG).

Jak długo będziemy przetwarzać dane?

Okres przechowywania danych osobowych i innych informacji zawartych w korespondencji zależy od jej tematu i koniecznych do wykonania czynności. W każdym przypadku dane osobowe przetwarzamy nie dłużej, niż jest to niezbędne.

Podanie danych w formularzu kontaktowym jest dobrowolne, może być jednak niezbędne do zrealizowania celu korespondencji.

Poniżej mogą zapoznać się Państwo z informacjami na temat administratora podawanymi podczas kontaktu z naszą infolinią.

Jesteśmy administratorem Państwa danych osobowych, które podajecie nam podczas nagrywanej przez nas rozmowy telefonicznej i zgodnie z prawem jesteśmy zobowiązani przekazać informacje o tym, dlaczego i w jaki sposób wykorzystujemy te dane, oraz o prawach jakie Państwu w związku z tym przysługują.

Kim jesteśmy?

Administratorem Państwa danych osobowych jest G.EN. GAZ ENERGIA Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ulicy ul. Domaniewska 37, 02-672

W kwestiach związanych z ochroną danych osobowych i realizacją swoich praw, możecie Państwo skontaktować się z wyznaczonym przez nas Inspektorem Ochrony Danych. Kontakt jest możliwy poprzez:

• formularz kontaktowy zamieszczony na stronie internetowej www.gen.com.pl
• pod adresem e mail: iod@gen.com.pl, a także pisemnie na adres naszej siedziby z dopiskiem „ochrona danych osobowych”.

Po co i na jakiej podstawie przetwarzamy Państwa dane osobowe?
Państwa dane osobowe będziemy przetwarzać na podstawie prawnie uzasadnionych interesów Administratora takich jak:

• podnoszenie jakości telefonicznej obsługi osób, które do nas dzwonią;
• udzielanie odpowiedzi na zadane pytania oraz podjęcia innych działań na Państwa żądanie, a w przypadku pojawienia się roszczeń – w celu weryfikacji wzajemnych telefonicznych ustaleń;
• w przypadku pogotowia technicznego w celu sprawnej obsługi Państwa zgłoszenia, a w przypadku gdy nie jesteście Państwo klientem G.EN. GAZ ENERGIA Sp. z o.o., na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu jakim jest konieczność kontaktu z Państwem np. w celu ustalenia lokalizacji zgłaszanej awarii.

Jak długo przechowujemy Państwa dane osobowe?

Nagranie zawierające Państwa dane osobowe będzie przechowywane przez 2 lata

Komu udostępniamy Państwa dane osobowe?

Państwa dane możemy udostępniać:

• naszym podwykonawcom – np. kancelarii prawnej czy firmie wspomagającej nas w zakresie obsługi centrali telefonicznej;
• uprawnionym organom państwowym, które zwrócą się do nas o udostępnienie Państwa danych w oparciu o uzasadniony wniosek.

Czy musicie Państwo podawać swoje dane?

Dane podawane są dobrowolnie. Są one jednak niezbędne do potwierdzenia, że rozmawiamy z osobą, która może uzyskać informacje. Jeśli dane nie zostaną podane – nie możemy zweryfikować osoby dzwoniącej i udzielić tych informacji.

Jakie prawa Państwu przysługują?

Prawo dostępu do danych

Możecie Państwo zażądać:

• aby spółka G.EN. GAZ ENERGIA Sp. z o.o. udzielił Państwu informacji o tym czy przetwarza Państwa dane osobowe, a jeśli je przetwarza:
  • aby udzielono Państwu dostępu do tych danych,
  • aby jeszcze raz udzielono Państwu informacji o przetwarzaniu, z którymi się właśnie zapoznajecie.

Prawo do sprostowania

Jeśli uznacie, że Państwa dane osobowe, które G.EN. GAZ ENERGIA Sp. z o.o. przetwarza, są nieprawidłowe lub niekompletne, macie prawo żądać, aby niezwłocznie je sprostowano.

Prawo do usunięcia danych

Mogą Państwo zażądać, aby spółka G.EN. GAZ ENERGIA Sp. z o.o. przestała przetwarzać Państwa dane osobowe i usunęła je. Prawo to obowiązuje tylko w określonych przypadkach – informację na ten temat mogą Państwo uzyskać u Inspektora ochrony danych.

Prawo do ograniczenia przetwarzania

Jeśli uważacie Państwo, że G.EN. GAZ ENERGIA Sp. z o.o.:

• przetwarza dane, które są nieprawidłowe,
• przetwarza dane osobowe niezgodnie z prawem, ale nie chcecie, abyśmy je usunęli,
• przetwarza dane które, są Państwu potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń i nie chcecie, aby zostały usunięte,

macie prawo zażądać ograniczenia przetwarzania danych osobowych.

Jeśli G.EN. GAZ ENERGIA Sp. z o.o uzna takie żądanie, Państwa dane będą wyłącznie przechowywane oraz przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej lub z uwagi na ważny interes publiczny.

Ograniczymy przetwarzanie Państwa danych osobowych również wtedy, gdy złożycie sprzeciw wobec ich przetwarzania z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją. W takim wypadku ocenimy, czy posiadamy uzasadniony cel dalszego przetwarzania danych.

Prawo do powiadomienia odbiorców

Jeśli Państwa dane osobowe zostaną sprostowane, usunięte lub ograniczymy ich przetwarzanie, poinformujemy o tym wszystkich odbiorców i podmioty, którym przekazaliśmy Państwa dane.
Jeśli Państwo tego zażądają, poinformujemy Państwa o tych odbiorcach.

Prawo do sprzeciwu

Macie Państwo prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją.

Oprócz wskazanych powyżej praw, w uzasadnionych przypadkach mogą Państwo żądać również przeniesienia danych (jeśli będzie to technicznie możliwe) oraz odwołania zgody (tylko jeśli została wyrażona).

Prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

W przypadku zastrzeżeń dotyczących przetwarzania danych osobowych, zapraszamy do kontaktu z naszym Inspektorem Ochrony Danych.

Mają Państwo również prawo skontaktować się z Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych za pośrednictwem strony internetowej uodo.gov.pl lub pod adresem:
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2
00-193 Warszawa

W przypadku zalogowania do sytemu eBOK (elektronicznego biura obsługi klienta) nie musisz podawać nam danych osobowych – uzyskaliśmy je w toku zawierania umowy. Logując się do systemu rozpoczynamy jedynie ich przetwarzanie w dodatkowym celu: realizacji umowy na świadczenie usługi drogą elektroniczną (konto w systemie eBOK).

Komu możemy przekazać dane osobowe?

Dane osobowe zawarte na koncie eBOK mogą być udostępniane: podmiotom świadczącym dla nas usługi informatyczne, hostingowe i doradcze. Pamiętaj, że dane Twoje dane osobowe pozyskane w ramach umowy możemy przekazywać również innym podmiotom.

Jak długo będziemy przetwarzać dane?

Dane osobowe zawarte na koncie eBOK przetwarzane będą zgodnie z okresem niezbędnym do realizacji umowy, w ramach której zostały pozyskane (oraz celów powiązanych, jak np. obrona lub dochodzenie roszczeń). W każdym momencie możesz jednak zażądać zaprzestania korzystania z konta eBOK (rozwiązać umowę świadczoną drogą elektroniczną), zgodnie z regulaminem świadczenia usługi dostępnym pod tym adresem

Aplikacja G.EN. umożliwia dostęp do płatności, odczytów oraz posiadanych umów przyłączeniowych oraz kompleksowych dostarczania paliwa gazowego. Dane przetwarzane są przy jej pomocy w celach:

• świadczenia usługi użytkowania przez Państwa aplikacji mobilnej (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), zwłaszcza działania wskazane w Regulaminie korzystania z niej;
• rozpatrywanie reklamacji, skarg i wniosków oraz odpowiedzi na pytania związane działaniami aplikacji mobilnej (art. 6 ust. 1lit. b RODO),
• dochodzenia lub obrony roszczeń z tytułu potencjalnych sporów mogących wynikać z realizacji usługi aplikacji mobilnej (art. 6 ust. 1lit. f RODO).

Komu możemy przekazać dane osobowe?

Państwa dane mogą być udostępniane w szczególności naszym podwykonawcom współpracującym z nami przy tworzeniu i bieżącym serwisowaniu aplikacji.

Jak długo będziemy przetwarzać dane?

Państwa dane osobowe w ramach aplikacji mobilnej będą przetwarzane przez okres:

• świadczenia usługi do momentu odinstalowania aplikacji;
• przedawnienia roszczeń ustalany na podstawie obowiązujących przepisów prawa, a wynoszący obecnie 6 lat (może on zostać wydłużony o 12 miesięcy ze względu na fakt, że koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego) z uwzględnieniem przewidzianych prawem przypadków zawieszenia, wstrzymania oraz przerw w biegu okresu przedawnienia.

Korzystanie z aplikacji mobilnej jest dobrowolne.